Laat je BI afdeling en BI team beter presteren
Als jij ook overweegt om Business Intelligence, teams BI en BI specialisten een meer formele status te geven door het inrichten van een BICC, dan helpen wij je graag een paar stappen verder. Onze adviseurs weten exact hoe je een BICC kan laten uitstijgen boven een gemiddelde BI afdeling en hoe je matige functionerende BI teams beter kan laten presteren en zelfs kan laten excelleren. Onder andere door hen meer datagedreven te laten werken.
6 praktische vragen over een BICC en de rol van BI-teams
Dat klinkt allemaal plausibel, maar als je overweegt een Business Intelligence Competency Center op te zetten, blijken er spontaan ineens wel heel veel concrete vragen op je af te komen zoals:
- Welke taken, vaardigheden en competenties moeten aanwezig zijn in een BICC?
- Hoe moet je een BICC positioneren ten opzichte van Data Science & Big Data?
- Waar in de organisatie kun je de business analisten het beste plaatsen?
- Door welk BI team moet het datawarehouse worden onderhouden?
- Welke beslissingen maakt de manager van het BICC en wat is zijn formele bevoegdheid?
- Aan wie kan de BICC-manager het beste gaan rapporteren?
De kunst is de antwoorden op deze belangrijke vragen te vinden voordat je aan de slag gaat met een ontwerp en implementatie van een BICC. Deze nieuwe Business Intelligence afdeling moet immers naadloos aansluiten op je bestaande organisatie en niet als een vreemde eend in de bijt worden gezien.
Wat is een Business Intelligence Competency Center?
Volgens Gartner, die deze term in 2011 introduceerde, is een BICC een crossfunctioneel team met een permanente en formele structuur binnen de organisatie. Dat BI-team heeft wel bepaalde en specifieke taken, rollen en verantwoordelijkheden. Ze sturen processen aan om Business Intelligence en alles wat daarmee samenhangt binnen een organisatie te ondersteunen en te promoten.
Het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'
Wil je een eerste en overtuigende start maken met business intelligence en een BICC? Maar tegelijkertijd ook de mensen met de juiste competenties selecteren en succesvol zijn? Dan is ons Business Intelligence-boek 'De intelligente, datagedreven organisatie' een aanrader (al meer dan 25.000 exemplaren verkocht). In dit unieke boek vind je ook alle rollen van een BI afdeling inclusief de benodigde competenties, vaardigheden en kennis. En waar je aan moet denken bij de inrichting van een BICC.
Wat is de missie van een BICC en een afdeling BI?
Voortschrijdend inzicht heeft ertoe geleid dat er in de praktijk inmiddels meer strategische taken aan het BICC en de afdeling BI worden toebedeeld. Zo wordt een BICC geacht samen met de business een overall strategisch plan en de prioriteiten voor BI te ontwikkelen. Tegelijkertijd stelt het BICC eisen aan de datakwaliteit en de governance van Business Intelligence. Wat al die jaren echter hetzelfde is gebleven, is de promotionele rol die het BICC vervult bij het aan de man (en vrouw) brengen van het BI-gedachtegoed, Artificial Intelligence en continu verbeteren met data analytics.
Waarom heb je een BI Competency Center en speciaal BI team nodig?
Vaak zijn Business Intelligence, Business Analytics en rapportering nog (sterk) verspreid over de verschillende bedrijfsonderdelen. Elke BI afdeling heeft haar eigen business analist of -ontwikkelaar. Meestal maken die ook nog eens gebruik van een heel scala aan verschillende BI tools. Standaardisatie en consolidatie van de Business Intelligence-functie bedrijfsbreed kunnen zorgen voor veel effectievere BI. Daarnaast kan je competitief voordeel hierdoor sterk gaan toenemen.
De 4 hoofdtaken van het BICC
Het BICC fungeert als een soort radar die continu speurt naar waardevolle data, relevante informatie, veelbelovende BI toepassingen en bruikbare datagedreven technologie om de organisatie intelligenter en meer datagedreven te maken en te laten werken.
Het BICC is tevens verantwoordelijk voor de dagelijks BI operaties. Binnen het BICC zijn naast het definiëren van een BI strategie en de BI roadmap de volgende taken en verantwoordelijkheden van belang:
- Communiceren over het nut en mogelijkheden van BI: het BI Competence Center en in het bijzonder de BI manager zal het nut van het BICC voortdurend onder de aandacht van het management moeten brengen. Tevens zal hij of zij praktische toepassingsgebieden voor BI moeten bedenken en hierover regelmatig rapporteren.
- Het aanbrengen van structuur, standaardisatie en alignment: het BICC houdt het beheer van BI binnen de perken en faciliteert kennisuitwisseling. Het BICC zorgt in overleg met IT tevens voor de standaardisatie en alignment van de BI-instrumenten en methodieken. Waar verschillende divisies en afdelingen werken met een breed palet aan BI-tools van verschillende leveranciers is standaardisatie een must. Standaardisatie betekent echter nadrukkelijk niet ‘one size fits all’.
- Bepalen van toepassingen en uitwerken van businesscases: het BICC zorgt in overleg met het senior management voor duidelijke prioriteiten en keuzes en bepaalt op basis daarvan een BI roadmap en planning. Het BICC bekijkt welke voordelen en businesscases in de organisatie aanwezig zijn. Welke intelligentie kan de organisatie waar in het proces injecteren? Wat zijn de meest waardevolle inzichten die de organisatie gaan helpen om miljoenen euro’s te verdienen of te besparen? Welke typen BI applicaties en analytische modellen moeten worden ontwikkeld op welk moment?
- Dagelijkse operaties de front- en backoffice: Het BICC stuurt doorgaans de business analisten aan die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van de definities van indicatoren en het maken van rapportages en analyses. Het BICC is ruwweg verdeeld in een frontoffice en een backoffice. Het frontoffice zorgt voor het opstellen van het gebruik, het bewaken van de definities, het beschrijven van de gewenste functionaliteit en het maken van rapportages en analyses. De backoffice zorgt voor de BI infrastructuur.
Positionering van het BICC in de organisatie
Om de BI governance te bewaken, moet het BICC worden aangestuurd door de directie, zeker wanneer de organisatie een hoog volwassenheidsniveau wil realiseren. Dat is nodig, omdat je met een BICC over meerdere afdelingen, businessunits en disciplines heen gaat werken.
Vaak ‘hangt’ een BICC onder de Chief Information Officer (CIO) of de financieel directeur. Dat hoeft geen probleem te zijn, hoewel een eenzijdige benadering dan op de loer ligt. BI kan je dan vaak veel moeilijker bedrijfsbreed met succes toepassen.
BI manager met een helicopterview
Naarmate de organisatie hogere volwassenheidsniveaus van BI bereikt, zal de BI manager ook steeds meer een adviserende en later wellicht ook een sturende rol kunnen vervullen op het gebied van kennismanagement, strategisch management, innovatiemanagement en verandermanagement. Dat vereist uiteraard een zeer getalenteerde BI-manager die beschikt over een helicopterview en uitstekende managementvaardigheden.
En tegelijkertijd moet hij of zij ook veel kennis van zaken hebben op veel van de genoemde disciplines die in het BICC allemaal samenkomen. In het bijzonder is de BI-manager een bruggenbouwer bij uitstek die de verschillende soms zeer uiteenlopende belangen van BI-afdelingen en andere bedrijfsafdelingen moet zien te verenigen.
16 verschillende BI-rollen en competenties in het BICC
Om de intelligente organisatie, het Business Intelligence Competency Center en BI teams zo goed mogelijk te laten functioneren, moeten de rollen helder zijn. Dat geldt eveneens voor de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge samenwerking op BI afdelingen. Die rolbeschrijvingen kun je ook prima gebruiken om het BI Competency Center mee in te richten.
Effectieve BI teams en strak ingerichte afdelingen BI kenmerken zich door het multidisciplinaire karakter ervan. Ze bestaan ondermeer uit:
- BI consultants (interim of vast)
- BI architecten
- ETL ontwikkelaars
- Data scientists
- Testers
- Usability experts (optioneel)
- Metadata beheerders (optioneel)
- Trainers en coaches (optioneel)
- Data stewards (optioneel)
- Data analisten
- Business analisten
- Opdrachtgevers
- Business Consultants
- BI projectmanagers
- Technisch projectleiders
- Datawarehouse ontwikkelaars
Basisrollen BI teams in het BICC
Bovengenoemde functionarissen spelen allemaal een meer of minder prominente rol op het BI toneel, binnen BI teams en uiteindelijk ook in het BICC. Je kunt in het BICC zogenoemde basisrollen en additionele rollen onderscheiden. Hoe breder de rol zich uitstrekt, hoe meer werk er voor die rol te doen is in een doorsnee BI project.
Idealiter kennen de verschillende rollen en functionarissen elkaars problematiek, ervaringen, ambities, uitgangspunten, plannen en expertises. Dit komt het functioneren van het multidisciplinaire BI projectteam alleen maar ten goede. Ook moeten ze elkaars taal kunnen spreken, zodat ze snel kunnen schakelen.
De cruciale rol van de sponsor bij het opzetten van een BICC
In het kader van het BICC lichten we er één specifieke rol uit: de rol van de sponsor. De sponsor is een toekomstige gebruiker van het BI systeem. Deze komt misschien pas later om ‘de hoek kijken’ als de mogelijkheden van BI gestalte krijgen of zich al gedeeltelijk hebben bewezen.
Gewoonlijk is de sponsor lid van de directie, het managementteam of de Raad van Bestuur. De sponsor speelt een belangrijke rol bij afdelings of businessunit overstijgende BI projecten waarbij de verschillende belangen tegen elkaar moeten worden afgewogen. Hij ondersteunt het concept van één versie van de waarheid. Hij of zij zal samen met de business analist de eerste integrale rapportages en analyses ontwerpen en kan deze doorgaans relatief snel “uit zijn mouw schudden”.
De sponsor promoot het BI systeem binnen de directie en de managementlaag daaronder en speelt een doorslaggevende rol in de stuurgroep, vooral bij het bepalen van toekomstige incrementen en het daadwerkelijk gebruiken en toepassen van de informatie en kennis in de organisatie.
De BI & Analytics Guide™ 2024 
Met de Business Intelligence & Analytics Guide™ 2024 verkrijgt het BICC team ongelimiteerde toegang tot grote hoeveelheden BI, Big Data & Analytics expertise. Of je nu een tool of leverancier wilt selecteren, of je wilt alles weten over het vakgebied zelf. Met deze unieke, interactieve gids breng je je kennis van de BI & AI en de markt in één klap op een hoog niveau.
Kerncompetenties sponsor
De sponsor ziet het belang van BI en het BICC voor de organisatie op het niveau van prestatieverbetering, innovatie en organisatieontwikkeling. Hij of zij is een enthousiaste persoonlijkheid die het BI systeem kan verkopen binnen de organisatie. Hij of zij toont daadkracht en heeft uitstekende managementvaardigheden.
Wat leveren een slim ingericht BICC en goed geoliede BI teams op?
Kennis van zaken, technische expertise en gebruikerservaringen deel je eenvoudiger binnen de context van een Business Intelligence Competency Center. Daarmee zal de toegevoegde waarde van BI binnen je organisatie vergroten. Dit impliceert wel dat mensen een andere houding moeten aannemen tegen BI als discipline. Anders heeft het BICC geen bestaansrecht. Daarom zoomen we hieronder verder in op de juiste positionering van BI in de organisatie.
Wat zeggen onze klanten?
“Dankzij de expertise en ervaring van de mensen van Passionned Group is ons traject snel en soepel verlopen.”
Jan Maarten van der Meulen
PwC
De business intelligence afdeling anders positioneren
Veel mensen binnen het bedrijfsleven zien business intelligence als de stafafdeling van de stafafdeling. Een cost center bij uitstek. De business intelligence afdeling maar ook de organisatie als geheel heeft er baat bij BI en het BICC anders te positioneren. Aan het einde van deze blog zet ik uiteen waarom. Eerst doen we een gedachte-experiment. Hoe kunnen we de BI afdeling positioneren als profit center?
Wat is een bedrijf?
Een bedrijf is een verzameling processen, gericht op waardecreatie. Abstract gezien koopt een bedrijf “grondstoffen” in, bewerkt ze, en de output is een stuk meer waard dan wat erin ging. Waarde wordt in het primaire proces gecreëerd. De andere afdelingen zijn ondersteunend. Business intelligence is bijzonder, omdat het weliswaar een ondersteunende functie is, maar toch in staat is om doorlopend nieuwe waarde binnen de organisatie te creëren. En daarmee kunnen we het zien als een profit center.
Waardecreatie
Een voor de hand liggende manier om waarde te creëren is door meer te doen met minder mensen. Een voorbeeld: door mechanisatie van de landbouw zijn opbrengsten enorm toegenomen. Ter illustratie: een volledig gemechaniseerd boerenbedrijf levert per werknemer 500 keer zoveel opbrengst op als een niet gemechaniseerd boerenbedrijf.
Dit is een inspirerende gedachte en een concrete doelstelling. Met BI kun je doorlopend kansen pakken om meer te doen met minder mensen. Overal waar binnen het bedrijf informatie verzameld en bewerkt wordt, kan BI mensuren besparen. Deze urenbesparingen vind je het makkelijkst op afdelingen die zich intensief met administraties bezighouden en veel informatie moeten raadplegen en herschikken. Waar denken we dan aan? Financiële afdelingen, projectmanagementafdelingen, planningsafdelingen, inkoopafdelingen. Stuk voor stuk afdelingen die zich bezighouden met grote administraties. Hier kunnen we met BI dus flink besparen op menselijke inzet.
Verspilling de kop indrukken
Waarde kan ook gecreëerd worden door verspilling aan te pakken. We danken een groot deel van onze vooruitgang aan het feit dat we veel zorgvuldiger met grond- en hulpstoffen om gaan. Een voorbeeld: De verbrandingsmotoren in onze auto’s zijn steeds efficiënter geworden. Eind 19e eeuw hadden deze motoren een efficiency van circa 4%. Op dit moment zit het rendement van verbrandingsmotoren tussen de 25% en 30%. We halen inmiddels dus zeven keer zoveel kilometers uit een liter benzine. Minder verspilling is ook winst!
Hoe kan Business Intelligence zorgen voor minder verspilling? Hoofdzakelijk door proceseigenaren doorlopend met betere informatie te voeren, waardoor zij zelf in staat zijn om processen efficiënter te laten verlopen. Er ontstaat een feedback-loop waarmee proceseigenaren hun “hypotheses” kunnen testen, wat werkt wel, wat werkt niet. Daarom past dit ook bij afdelingen met veel herhalende handelingen; afdelingen die heel vaak hetzelfde doen met kleine variaties. Pas dan worden de “steekproeven” groot genoeg om hypotheses te testen en patronen te herkennen. Denk hierbij aan productielijnen, callcenters en logistieke- en planningsafdelingen. Dit zijn bij uitstek afdelingen waar doorlopend de efficiency verbeterd kan worden met BI.
Dit zijn twee kansen om continu waarde te creëren door doorlopend de interne bedrijfsvoering te verbeteren. Maar BI kan juist ook helpen om doorlopend de relatie met de markt te verbeteren. Waarde kan namelijk ook gecreëerd worden door markten efficiënter te maken.
De opleiding Business Intelligence 
Vind de praktische business intelligence kaders met Daan van Beek, auteur van De intelligente, datagedreven organisatie. De inhoud van deze unieke opleiding: KPI's, analytics, BI-projectmanagement, Big Data, verandermanagement, datavisualisatie en de succesfactoren van BI, Analytics & Data Science.
Het effect van een efficiënte markt
Een efficiënte markt betekent dat vraag en aanbod elkaar beter en sneller vinden. Transactiekosten gaan omlaag. En daardoor kan ook de verkoopprijs omlaag en kan de concurrentiepositie verbeterd worden. Een voorbeeld hiervan is de opkomst van handel via internet. Consumenten vinden makkelijker wat ze zoeken. Aanbieders hoeven geen dure winkels aan te houden. Kosten gaan omlaag. De markt wordt transparant. Prijzen gaan omlaag.
Het voorbeeld van internet was ook niet lukraak gekozen. Juist de marktpartijen die het internet domineren hebben Business Intelligence ingezet om de markt zo efficiënt mogelijk te laten werken. Welk product past bij welke klant, op welk moment, tegen welke prijs? We zien hier ook al de overlap met data science en machine learning. Neem een voorbeeld als Amazon. In 2006 behaalde het een omzet van 10,7 miljard dollar, in 2016 was dit 136 miljard dollar en in 2021 al 470 miljard dollar. Door de markt efficiënt en transparant te maken haalt Amazon het merendeel van alle online verkopen in de USA naar zich toe.
BI kan dus in de commerciële en marketingafdelingen ingezet worden om de markt efficiënter te maken, transactiekosten te drukken, prijzen te verlagen en daarmee de concurrentiepositie te verstevigen.
BI en het BICC als innovatie-motor
Tot slot kunnen BI en het BICC ook een motor fungeren voor innovatie voor het hele bedrijf. Met BI kunnen game changers ontdekt of ontwikkeld worden. Inzichten over de markt die niemand anders kent. Een concurrentievoordeel krijgen dat niemand anders heeft. Dit kan miljarden euro’s opleveren, markten creëren die er voorheen niet waren, bedrijven een competitive edge geven waar ze jaren mee vooruit kunnen. Wat dit is of kan zijn, is natuurlijk voor elk bedrijf anders.
Een constante rode draad in dit soort succesverhalen is dat dit soort innovaties nooit uit de lucht komen vallen. Het patroon is duidelijk. Aan één grote game changer gaan honderden micro-innovaties vooraf. En als we een gamechanger wat meer van dichtbij bestuderen, blijkt dit eigenlijk ook vaak een resultaat van allerlei micro-innovaties. Kijk bijvoorbeeld naar Spotify, dat de streaming markt voor muziek domineert. Welke les kunnen we hieruit trekken? Het belang van iedere dag een beetje beter. Kleine stapjes. En juist Business Intelligence leent zich hier uitstekend voor. Hier een rapport, daar een dashboard. De één krijgt meer inzicht, de ander kan sneller werken. En na een paar jaar is een organisatie compleet getransformeerd.
Waardecreatie met BI en het BICC
Dit zijn allemaal voorbeelden van BI als waardecreatie. Waarom zou een organisatie ervan profiteren om BI en een BICC als profit center te positioneren?
- Voor de Business Intelligence afdeling zelf is het belangrijk om zichzelf goed op de kaart te kunnen zetten. Bijvoorbeeld om bepaalde budgetten of faciliteiten te kunnen verkrijgen. Iedereen heeft in zijn achterhoofd wel een lijstje van successen die behaald zijn. Maar wat als we dit eens expliciet maken en er euro’s aan verbinden? Dit versterkt de onderhandelingspositie. Binnen organisaties is budget een schaars goed. Als je hier aanspraak op wilt maken moet je dit goed kunnen onderbouwen.
- Voor de Business Intelligence afdeling is het ook een waardevolle manier om naar de prioritering van werk te kijken. Wat levert nu echt iets op in euro’s? Dat is wat een profit center zich afvraagt. Binnen de scrummethodiek is business value een gevleugelde uitdrukking. Hoe is business value beter te meten dan in euro’s?
- De organisatie als geheel heeft er ook baat bij om de BI afdeling te zien als profit center. Dit is onderdeel van een grotere mind-set. Deze mindset omvat dat het wenselijk is om de organisatie intelligent te maken, om zo beter en sneller de organisatiedoelstellingen te behalen. Een intelligente organisatie is data driven. En data driven betekent uiteindelijk niets anders dan fact-driven oftewel reality-driven. Feiten boven meningen en een onderzoekende en nieuwsgierige grondhouding. Hoe zit het precies? Wat werkt wel en wat werkt niet? Alles onderbouwd met feiten. En innoveren op basis van gedegen inzichten. Dit is de basis voor succes in deze tijd. En de facilitator van dit alles is de BI afdeling.
Kortom: wat gebeurt er als we de BI afdeling positioneren als profit center? Dan doen we recht aan het feit dat er met BI geld verdiend kan worden. Dan kijken we scherper naar wat er écht waarde toevoegt. En door deze strategie maar lang genoeg vol te houden, wordt de organisatie datagedreven en daarmee succesvoller.
Hulp nodig bij het ontwerpen en implementeren van een BICC?
Stap voor stap begeleiden wij het ontwerp- en implementatieproces voor het Business Intelligence Competency Center. Hierbij definiëren we de benodigde rollen en stellen samen met jou de verantwoordelijkheden en taken vast. Daarnaast kijken we zorgvuldig naar de benodigde analytische en technische competenties en de positionering van BI en het BICC in de organisatie. Tot slot kunnen we je helpen bij het bemensen van je BICC op interim-basis.
Aan de slag met je Business Intelligence Competency Center?
De specialisten van Passionned Group hebben al meer dan 15 jaar ervaring bij het ontwerpen en implementeren van BICC’s. Wij helpen je graag om de antwoorden op belangrijke vragen te vinden en bieden de juiste ondersteuning. Neem vrijblijvend contact met ons op. Of volg onze 3-daagse BI-opleiding om de juiste stappen te zetten en succes te bereiken met Business Intelligence-management.
Over Passionned Group
Passionned Group is dé specialist in BI & Data Analytics. Onze ervaren en bevlogen adviseurs helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente organisatie. Om het jaar organiseren wij de Dutch BI & Data Science Award™, de verkiezing van de Slimste organisatie van Nederland. 
