Business Intelligence kent twee kanten
In onze visie kent Business Intelligence twee kanten: technologie maakt het efficiënt; de gebruiker effectief. Dit laatste komt duidelijk naar voren uit ons landelijk onderzoek naar de succesfactoren van BI. Het consequent gebruiken – interpreteren, bediscussiëren en analyseren – en het gericht toepassen van informatie blijkt doorslaggevend in het realiseren van meer succes met Business Intelligence. En niet het bezit van een datawarehouse, verzameling kubussen of een business intelligence tool. Deze dienen ‘alleen’ het informatielogistieke proces efficiënt te maken.
Ontwikkel beleid om BI efficiënter te maken
Het onderscheid tussen effectiviteit en efficiency moet veel zwaarder worden aangezet. Te vaak nog worden de voordelen van BI op één hoop gegooid. Door het onderscheid helder te maken kan er ook specifieker beleid komen om BI veel efficiënter te maken dan nu vaak het geval is. En daarmee valt het natuurlijk ook veel goedkoper te maken. Hiermee is niet gezegd dat beide kanten elkaar niet raken. Natuurlijk kan een zeer efficiënt BI proces zorgen voor een hogere effectiviteit van BI. Een gebruiker die maanden moet wachten op de informatie die hij nodig heeft zal minder snel geneigd zijn om die informatie te gebruiken en mogelijk zelfs niet (meer) vertrouwen.
Doorloop het informatielogistieke proces: de BI cyclus
De Business Intelligence cyclus geeft een heldere visualisatie van het totale informatielogistieke proces. Elke stap moet bijdragen aan een hogere effectiviteit van analytics. Maar je moet het wel afstemmen op de gebruiker en zo efficiënt mogelijk uitvoeren. Vanaf het verzamelen van data tot het visualiseren van informatie tot het delen van kennis, het nemen van beslissingen en het anticiperen op acties die veranderingen in gang zetten. Het doel van dit 15-stappenproces is om de organisatie veel slimmer te kunnen laten werken en je medewerkers veel betere beslissingen te laten nemen.
Figuur 1: de (kleine) Business Intelligence cyclus bestaat uit vijftien stappen die ieder voor zich even belangrijk zijn.
De 15 stappen uit de BI cyclus: verzamel, analyseer en distribueer
De vijftien stappen uit de BI cyclus (bron: De intelligente, datagedreven organisatie, 2020) zijn onder te verdelen in drie hoofdprocessen die grofweg samenvallen met de drie welbekende lagen in een software-architectuur:
- Verzamelen: gegevenslaag met datawarehouse, data lakes en datamarts
- Analyseren: applicatielaag met analytics, KPI’s, data, AI en text mining
- Distribueren: presentatielaag met interactie, datavisualisatie, navigatie en autorisatie
Veel aandacht is de afgelopen jaren uitgegaan naar de gegevenslaag: het verzamelen, filteren, combineren en aggregeren van data uit verschillende bronnen. Datawarehouses en data integratie tools (ETL), OLAP, modelgedreven ETL en business intelligence software zijn inmiddels gemeengoed. De geautomatiseerde ondersteuning van de eerste vier stappen is dan ook uitermate goed in te regelen. Daarmee is de efficiency van dat deel van het BI proces geborgd.
Het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'
In dit complete Business Intelligence-boek (10 hoofdstukken, 464 pagina's) komt het hele spectrum van het intelligenter en meer datagedreven maken van organisaties aan bod. Het geeft je een perfect kader om procesproblemen snel te detecteren en analyseren met KPI-dashboards, machine learning, generatieve AI & data-analyse en vervolgens procesverbeteringen duurzaam door te voeren. Neem voortaan datagedreven beslissingen, maar zet je intuïtie niet buiten bedrijf.
Besteed aandacht aan datavisualisatie en de User eXperience
De laatste paar jaar is er gelukkig ook meer en meer aandacht voor datavisualisatie, business discovery, de User eXperience (UX) en het belang ervan. Het domein van de presentatielaag. Deze laag moet er ook voor zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment in het juiste formaat bij de juiste persoon terecht komt. En daar zit op dit moment de grootste uitdaging. Niet zozeer in de beste of mooiste visualisaties, het juiste formaat. Daar is inmiddels al heel veel kennis over voorhanden. De grote vraag is: hoe krijg je die informatie zo snel mogelijk bij de eindgebruiker op het juiste tijdstip en vooral afgestemd op zijn of haar rol in de organisatie.
Zet hergebruik van BI expliciet op de agenda
Pas een aantal jaren terug heeft Gartner het concept ‘hergebruik’ voor BI expliciet op de agenda gezet. “Beter later dan nooit” zou je zeggen, maar intussen zijn er wel zeer veel BI omgevingen die het principe van hergebruik niet ondersteunen. Als alle grafieken en tabellen in een organisatie naast elkaar zouden worden gelegd, komt vaak veel overlap boven tafel. Bijvoorbeeld ziekteverzuim of de omzetontwikkeling over de laatste 12 maanden zie je meerdere keren terugkomen in allerlei rapporten, analyses of dashboards. Daardoor is het allemaal behoorlijk inefficiënt en inflexibel. Althans wanneer je weet dat het ook anders kan, namelijk door het gebruik van een business intelligence framework. Organisatierollen en hergebruik zijn daarbij zeer essentiële concepten (zie kader).
Denk in organisatierollen en creëer slimmere BI
Uit onderzoek blijkt dat het succes van organisaties sterk samenhangt met het juist benoemen van rollen met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in relatie tot informatie. En de doorvertaling daarvan naar benodigde inzichten en slimme op rolgebaseerde systemen: informatielogistiek dus.
Rolgebaseerd sturen en werken, iedereen doet het
Toch wordt bij het bouwen van rapporten en dashboards nog vaak vastgehouden aan de functionele manier van denken. Dat is immers duidelijk en afgebakend (en levert voor de bouwers extra werk op). Marketing is marketing, sales is sales, HR is HR en operaties zijn de operaties. Nagenoeg dezelfde grafieken (en soms ook zelfs de bijbehorende definities) komen voor in tal van functionele rapporten. Naast dat dit onderhoudstechnisch niet handig is worden professionals en leidinggevenden daardoor ook ernstig belemmerd in het verbeteren van de prestaties. Professionals moeten nog steeds meerdere systemen of folders napluizen op zoek naar de voor hen relevante informatie. En, leidinggevenden moeten vaak toch een scala aan rapportages en dashboards aanklikken voordat ze de juiste informatie boven tafel krijgen.
Eenvoud in Business Intelligence
Informatie is idealiter georganiseerd rondom de organisatierol. Dat geeft eenvoud voor de BI-ontwerper, hergebruikmogelijkheden voor IT, hoog gebruiksgemak voor de professional en leidinggevende en tijdwinst voor beheerders. Een echte BI consultant zal altijd hierop inzetten.
Inventariseer eerst de rollen
Een rol is iemand die een bepaalde taak vervult in een proces en op een zeker moment inzicht nodig heeft om waarde toe te voegen voor de onderneming. In de eerste plaats is het daarom belangrijk om te inventariseren welke rollen er zijn. Bijvoorbeeld een salesmanager regio Zuid, de manager van een specifiek distributiecentrum, een behandelaar, een ziekenhuisdirecteur, een inkoper van een specifieke productgroep, een lid van de Raad van Commissarissen, et cetera. Hoe hoger in de organisatie, hoe meer rollen iemand kan vervullen om de organisatie draaiende te houden. Zo kan de directeur voor belangrijke klanten ook een accountmanagementrol vervullen. Eén persoon kan dus meerdere rollen hebben.
Koppel de inzichten aan je bedrijfsstrategie
De vervolgvraag is welke inzichten een rol nodig heeft om de taken naar behoren uit te voeren. Die inzichten kunnen bestaan uit 1) operationele, tactische of strategische managementinformatie of 2) data die op een specifiek moment in het proces nodig zijn om dat efficiënt en effectief te kunnen laten verlopen. Beide type inzichten moeten idealiter een koppeling hebben met je bedrijfsstrategie. Waarom? Dan kan sturing min of meer vanzelf gaan verlopen (zelfsturing & zelforganisatie).
Maak inzichten eerst zo generiek mogelijk
De inzichten worden in eerste instantie losgekoppeld van de rol en waar mogelijk zo generiek mogelijk ontworpen. Ze worden in de ontwerpfase ontdubbeld, met andere woorden, je maakt ze generiek. Daarmee bouw je een bibliotheek op van herbruikbare componenten. Bij de eindconfiguratie van de rollen ga je de inzichten overigens weer wel koppelen aan de rol, onder andere door parameters.
Figuur 2: Twee voorbeelden van inzichten: het percentage producten die door klanten retour worden gestuurd en de gemiddelde regelwaarde.
De parameters zorgen dat je een generiek inzicht vanuit verschillende invalshoeken (rollen) op diverse aggregatieniveaus (klant, klantgroep, regio, totaal) kan gebruiken maar je hoeft het slechts eenmalig vorm te geven en definiëren. Je slaat het tot slot op in de inzichtenbibliotheek. Door deze aanpak ga je componenten (de inzichten) hergebruiken door meerdere rollen in een groot aantal rapportages, dashboards en analyses. Veel tijdwinst bij het ontwerpen en onderhouden ervan.
Koppel de rollen en inzichten aan het bedrijfsproces
Door de rollen en inzichten te koppelen aan specifieke overdrachtsmomenten in het bedrijfsproces ga je ook automatisch de autorisatie inregelen. Een behandelaar ziet – in eerste instantie – alleen zijn of haar cliënten die in behandeling zijn of binnenkort komen. De regiomanager Oost ziet op het dashboard in eerste instantie alleen die indicatoren en totalen die voor zijn rol in het proces van belang zijn. Het arbeidsintensieve en foutgevoelige proces van autorisaties inregelen is met een rolgebaseerde aanpak ook verleden tijd.
Genereer de dashboards volautomatisch
In een BI-framework leg je vast wie welke inzichten en indicatoren op welk moment in een proces nodig heeft. Dat wordt vormgegeven als een verzameling organisatierollen die met elkaar dezelfde maar soms verschillende organisatiedoelen nastreven. Mooi gevisualiseerde inzichten met betekenisvolle indicatoren tonen de voortgang hierop en de kansen en bedreigingen. Onder andere filters zorgen dat je inzichten precies kunt afstemmen op de rol. Al deze metadata leg je vast in een model. Vervolgens kan je op basis daarvan voor elke rol (en gebruiker) een dashboard op maat genereren, hetzij handmatig of automatisch. Een voorbeeld is hieronder weergegeven:
Figuur 3: een voorbeeld van een gegenereerd dashboard voor de rol van de manager Verhuur bij een woningcorporatie (De Woonplaats) door een onderliggend business intelligence framework.
De 4 belangrijkste voordelen van een BI-framework
De voordelen van een business intelligence framework hebben impact:
- De gebruiker ziet direct de voor hem of haar relevante informatie zonder te hoeven klikken
- Autorisatie regel je automatisch in, maar vormt geen strakke beperking
- Lage ontwikkel- en beheerkosten: nieuwe dashboards maken in enkele uren en nieuwe (mobiele) BI toepassingen in enkele dagen
- Hoge flexibiliteit: het doorvoeren van een wijziging van de werking of het uiterlijk van een inzicht is een kwestie van enkele klikken. Het werkt volautomatisch door in alle rapportages en dashboards die het bewuste inzicht gebruiken.
Wanneer je een dergelijk framework implementeert is het een kleine stap om de gedeelde inzichten die het systeem genereert door de Business Intelligence tool op te slaan als afbeelding. Voordeel: zeer snelle responstijden die vergelijkbaar zijn met websites. Ook biedt het veel mogelijkheden om deze plaatjes, die onder water automatisch kunnen worden vernieuwd, overal in de organisatie te hergebruiken: operationele applicaties, het intranet, PowerPoint, het jaarverslag of mobiele applicaties. Ook wel embedded BI genoemd. Tot slot: je bespaart kosten omdat gebruikers die enkel afbeeldingen bekijken geen licenties nodig hebben.
Ondersteunen BI tools ook BI frameworks?
Er zijn een aantal principes die Business Intelligence tools moeten ondersteunen om het BI framework “aan de praat” te kunnen krijgen:
- Rolgebaseerde rapportage, analyse en dashboarding in één pakket
- Inzichten kunnen opslaan in een repository (de bibliotheek)
- Inzichten overal kunnen hergebruiken zowel in rapporten, dashboards als analyse
- Ontsluiting van deze inzichten in een portal via aanstuurbare portlets of webparts
Nagenoeg alle belangrijke BI tools kunnen de principes van een BI-framework ondersteunen (bron: de BI & Analytics Guide™ 2024).
Conclusie: de ultieme vorm van agile BI
Feitelijk wordt in een BI-framework het logistieke pad vastgelegd dat informatie naar de eindgebruiker moet afleggen. Eenmalig kost dat een investering: het in kaart brengen van organisatierollen, de doelstellingen en het business proces, de bijbehorende indicatoren en tot slot het opbouwen van een bibliotheek met herbruikbare inzichten. Wijzigingen op deze entiteiten vinden zeer regelmatig plaats in een doorsnee BI omgeving. Door een BI framework te gebruiken kun je deze wijzigingen snel doorvoeren in de gehele BI omgeving, zowel voor de interne als de eventuele externe gebruikers. Alle rapporten, dashboards, analyses, documenten, webpagina’s op het intranet, de website en de afbeeldingen op de mobiele devices worden automatisch bijgewerkt. De ultieme vorm waarop agile BI gestalte krijgt. Het gebruik van BI in de organisatie kan bovendien hierdoor toenemen, terwijl je tegelijkertijd de kosten kan beperken.
Daan van Beek MSc is spreker, docent en auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'. Hij is eindbaas van Passionned Group en is verbonden als gastdocent aan TIAS. Daarnaast geeft hij regelmatig KPI, data science & BI trainingen in Azië, Zuid-Amerika, Europa en de US. Volg Daan op LinkedIn en neem contact met hem op.
