Wat is continu verbeteren?
De essentie van continu verbeteren is dat je niet harder, maar juist slimmer gaat werken. Een ander kenmerk is dat je niet in één keer alle verbeteringen of veranderingen doorvoert, maar telkens stapsgewijs, incrementeel. Net net zoals je bij softwareontwikkeling volgens de Scrum methodiek zogenoemde incrementen oplevert. Continu verbeteren is in essentie, zoals het woord continu al aangeeft, oneindig. Je voert incrementeel verbeteringen door zonder een expliciet einddoel te benoemen.
Continu verbeteren is een praktijkgerichte, datagedreven aanpak die erop gericht is om in kleine stapjes, verbeteringen in je processen, producten of diensten door te voeren, met als doel om je klanten beter te kunnen bedienen, verspillingen tegen te gaan en experimenten en innovatie te bevorderen.
Continu verbeteren is bovendien een proces dat op de lange termijn is gericht. Sommige continu verbeter trajecten strekken zich uit over meerdere jaren. Heb je eenmaal de smaak van het continu verbeteren te pakken, dan werkt dat op een bepaalde, positieve manier verslavend.
Het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'
In dit boek – al meer dan 5.000 exemplaren verkocht – laat de auteur zien hoe je een continu verbeterproces op gang kunt brengen door slim gebruik te maken van data. Organisaties moeten leren een verbinding te leggen tussen de beschikbare data en het continu verbeteren van bedrijfsprocessen. De auteur toont hoe je via datagedreven verbetercirkels de dienstverlening, innovatie en de strategie van jouw organisatie op een steeds hoger plan kunt tillen. Inclusief tal van praktijkvoorbeelden.
Waarom continu verbeteren zo belangrijk is
In de sportwereld hoor je vaak “Never change a winning team”. In de procesindustrie en bij het ontwikkelen van software geldt als wijsheid: “If it ain’t broke, don’t fix it”. Hoewel hier zeker een kern van waarheid in zit, mag dit volgens ons nooit een pleidooi zijn om alles maar bij het oude te laten en maar af te zien van continu verbeteren. Bijvoorbeeld omdat het op het eerste gezicht zo ingewikkeld en inspannend lijkt. Door de wereld van data en de wereld van continu verbeteren met elkaar te verbinden, komt heel veel energie vrij en kun je een enorme verbeterkracht mobiliseren.
In elk proces sluipen inefficiënties en verspillingen liggen altijd op de loer. Strengere milieueisen dwingen bijvoorbeeld ook jouw organisatie om voortdurend op zoek te gaan naar alternatieve minder milieubelastende productiemethoden. Bovendien ontstaan er nieuwe technologieën en veranderen de klantvoorkeuren. Slimme fabrikanten spelen hierop in met “nieuwe, verbeterde formules of nieuwe recepturen”. Echte vernieuwing is vaak alleen mogelijk als daaraan een grondig continu verbeter proces ten grondslag ligt.
6 argumenten voor continu verbeteren
In organisaties die niet bezig zijn met continu verbeteren treedt automatisch verval op. Hieronder geven we daarom zes steekhoudende argumenten om serieus met een continu verbeter methode aan de slag te gaan.
- Dankzij continu verbeteren nemen je organisatieprestaties toe. Door het elimineren van verspillingen, het tijdig vervangen van verouderde apparatuur, het plegen van preventief onderhoud en door tijdig te innoveren presteert je organisatie beter. Doorlooptijden en de time-to-market worden verkort. De leverbetrouwbaarheid en de klant- en medewerkerstevredenheid nemen hierdoor toe. Dit draagt allemaal bij aan een betere performance en een betrouwbare reputatie.
- Continu verbeteren verhoogt de teamspirit en het werkplezier. Continu verbeteren verhoogt de teamspirit en het werkplezier. Door gezamenlijk in zelfsturende teams democratisch op zoek te gaan naar verbetermogelijkheden en deze met elkaar te bespreken, ontstaan er hechte, goed op elkaar ingespeelde teams. Mensen gaan het continu verbeteren van processen zien als een sport. Door die gezonde competitiedrift wordt het aanwezige verbeterpotentieel optimaal benut. Enthousiaste en betrokken medewerkers zijn loyaal, waardoor het personeelsverloop daalt.
- Continu verbeteren geeft je een concurrentievoorsprong. Door continu te verbeteren worden innovatiemogelijkheden eerder opgemerkt en benut. Organisaties die het continu verbeteren tot in de finesses beheersen, zetten hun directe concurrenten op een achterstand die nauwelijks meer is in te halen. Het bekendste voorbeeld van dit fenomeen is ongetwijfeld het Nederlandse ASML dat, los van geopolitieke perikelen, als koploper een voorsprong van jaren heeft opgebouwd ten opzichte van de concurrentie elders in de wereld.
- Continu verbeteren stimuleert het datagedreven werken. Het continu verbeteren van je processen op basis van data maakt ondubbelzinnig duidelijk op welke plekken er niet voldoende verbeterd of geleerd wordt en waar je dus moet ingrijpen. Het laat onderbouwd zien wat de relevante knoppen zijn waar je als manager of team aan kunt draaien om integraal te kunnen sturen. Discussies draaien niet langer meer om meningen, statussen, formele posities of het stokpaardje van de manager. Door de data voor zich te laten spreken, ontstaat een ideale voedingsbodem voor verdere stroomlijning van het procesdenken.
- Continu verbeteren brengt de lerende organisatie dichterbij. Organisaties die het goed doen, hebben hun bedrijfsvoering en werkprocessen zo ingericht dat ze doorlopend feedback ontvangen. Naarmate het geven van feedback meer en meer een gewoonte is, versnelt dat de verschillende vormen van leren enorm. Op basis van die feedback kunnen mensen direct bijsturen, bijstellen en hiervan leren. Dat is heel iets anders dan één keer per jaar functioneringsgesprekken voeren. Maak verbeteringen bijvoorbeeld direct zichtbaar, zoals Coolblue doet met het verbeterbord in het magazijn en sla alle verbetersuggesties centraal op in een kennisbank. Leren wordt op deze manier gaaf. Continu verbeteren een feest.
- Continu verbeteren draagt bij aan systeem van risicomanagement. Continu verbeteren draagt bij aan systeem van risicomanagement. Door continu te verbeteren, komen bedrijfs-, milieu en veiligheidsproblemen op de werkplek waarschijnlijk eerder aan het licht. Door problemen aan te pakken voordat ze tot grote gevolgen leiden of voordat ze aanmerkelijke schade kunnen berokkenen, kun je je bedrijfsrisico’s veel beter managen en zul je minder vaak verrast worden.
Met deze steekhoudende argumenten op zak, zou een discussie over het nut van continu verbeteren niet lang hoeven te duren. Of je nu in de zorg werkt, bij een bank, een bouwonderneming of een energiemaatschappij, dat maakt niet uit. Overal liggen de verbeterpunten voor het oprapen.
Benut de kracht van continu verbeteren
Samen met het vakbladtijdschrift Kwaliteit in Bedrijf deed Passionned Group diepgaand onderzoek naar de toepassing van de continu verbeteren methodiek in organisaties. Meer dan 120 bestuurders en (kwaliteits)managers uit verschillende branches namen aan het onderzoek deel. De conclusies van het onderzoeksrapport hebben ook vandaag de dag nog nauwelijks aan geldingskracht verloren.
Zo blijkt een cultuur van feedback (geven en ontvangen) nog steeds de meest cruciale succesfactor voor continu verbeteren. Ook het regelmatig bespreken van het wel en wee van de organisatie heeft een positieve invloed. Hetzelfde geldt voor het regelmatig evalueren en bijstellen van normen en targets. Alle bevindingen uit het onderzoek zijn gebundeld in het unieke onderzoeksrapport ‘De kracht van continu verbeteren‘. Het bevat naast een uitgebreide toelichting van de 10 meest kritieke factoren meer dan honderd tips en duidelijke grafieken. Die maken inzichtelijk hoe je de motor achter betere financiële prestaties blijvend kunt verbeteren en wat daar allemaal voor nodig is.
In het onderzoekrapport ‘De kracht van continu verbeteren’ zijn zijn de kenmerken van de zogenoemde toporganisaties (groep 1) vergeleken met de kenmerken van de slecht presterende organisaties (groep 2). Omdat de middengroep (de middenmoters) is weggelaten, kun je haarfijn zien wat nu écht het verschil maakt tussen de toppers en de “underperformers”: een continu verbeter cultuur.
Stappenplan voor continu verbeteren
Het invoeren van een continu verbeteren methode vereist een gestructureerde en vooral gedisciplineerde aanpak. Als je het volgende stappenplan volgt, zal de kans op succes aanzienlijk stijgen.
- Stap 1: Creëer bewustzijn, urgentie én betrokkenheid. Probeer iedereen in de organisatie van het belang en de noodzaak van continu verbeteren te overtuigen door hierover helder te communiceren. Betrek iedereen, dus ook het management, in de discussies. Leg uit hoe continu verbeteren gaat bijdragen aan betere prestaties.
- Stap 2: Analyseer en identificeer de verbetermogelijkheden. Inventariseer de grootste knelpunten en de belangrijkste resultaatgebieden waar verbeteringen dringend noodzakelijk of gewenst zijn. Doe dit op basis van een diepgaande, gezamenlijke analyse van je huidige processen, systemen en prestaties.
- Stap 3: Stel meetbare doelen vast. Stel meetbare doelen vast voor de organisatieonderdelen waar het verbeterpotentieel zichtbaar is geworden. Formuleer je doelen volgens de SMART-methode: specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden.
- Stap 4: Laat de verbeteringen doorvoeren. Stel een plan van aanpak op om de geïdentificeerde en benoemde verbeteringen ook daadwerkelijk door te voeren. Wijs producteigenaren en/of dedicated teams aan om het proces van continu verbeteren uit te voeren. Zorg dat je hiervoor genoeg tijd en middelen vrij maakt.
- Stap 5: Monitor en meet de resultaten. Bewaak de voortgang van het continu verbeter proces. Vergelijk de prestaties met de vooraf vastgestelde SMART doelen. Verzamel regelmatig feedback van medewerkers en betrokkenen om de effectiviteit van de verbeteringen te controleren.
- Stap 6: Leer van de ervaringen en stuur bij. Evalueer de ervaringen met continu verbeteren en trek hieruit lessen. Pas het continu verbeter proces aan en stuur bij waar nodig. Koester een cultuur van continu leren en bijsturen binnen je organisatie.
- Stap 7: Houd het moreel hoog. Blijf continu verbeteren door de verschillende PDCA-verbetercirkels en de benodigde stappen telkens te herhalen (zie figuur 1). Moedig iedereen aan om dagelijks te zoeken naar potentiële verbetermogelijkheden. Ontwikkel een laagdrempelige database of kennisbank voor het opslaan en beheren van alle verbetervoorstellen.
Figuur 1: Continu verbeteren is een iteratief, een herhalend en oneindig proces omdat er altijd ruimte is voor verbetering.
Onthoud dat het creëren van een continu verbeteren cultuur iets voor de langere termijn is. Vier in de tussentijd de quick wins. Dat versterkt de positieve sfeer en het moreel. Houd gedurende het proces het hoofd koel, toon vastberadenheid en leg de nadruk op discipline.
Onze unieke aanpak voor continu verbeteren
Onze unieke aanpak voor continu verbeteren voorziet in een reeks gecontroleerde experimenten (iteratief) waarbinnen bewustwording centraal staat. Laat je wakker schudden door de data en zet een beweging in gang naar datagedreven of informatiegestuurd werken. Wij zorgen dat continu verbeteren binnen jouw organisatie het gesprek van de dag wordt.
Wat zijn nu de belangrijkste elementen van onze succesvolle aanpak bij continu verbeteren?
- Verbeterproces staat centraal, niet de taak of functie-inhoud
- Iteratief, gecontroleerd en experimenteel proces zonder risico’s
- Integrale benadering met een scherp oog voor de zachte kant
- Focus op data als belangrijke spiegel voor verbetering
- Praktische en mensgerichte aanpak, maar wel datagedreven
- Gericht op een positieve beweging, positieve energie en nieuw elan
- Intensief en indringend zodat continu verbeteren echt beklijft
- Directe koppeling met SMART doelen, KPI’s en dashboards
Zo werken we samen toe naar continu verbeter cultuur binnen de context van een intelligente, datagedreven organisatie.
Succesverhalen met continu verbeteren in de hoofdrol
Binnen het portfolio van de adviespraktijk van Passionned Group zijn er meerdere klantcases opgebouwd waar het continu verbeteren van processen centraal stond. Het meest in het oog springend is de case van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord die de BI & Data Science Award 2015 won met een aanzienlijke doorlooptijdverkorting in de logistiek van hartpatiënten die acute zorg nodig hebben.
- Gemeente Rotterdam NPRZ: case van data naar integraal verbeteren
- Gemeente Zoetermeer: toepassing PDCA in kader van continu verbeteren
- Veiligheidsregio Noord-Holland Noord: case van call-to-balloon
- AVIA: continu verbeteren met dashboards & analytics
Bekijk ons complete portfolio en laat ons weten waarbij wij je kunnen helpen. Informeer naar de adviesmogelijkheden voor continu verbeterprojecten.
De 10 grootste struikelblokken bij continu verbeteren
Bij de invoering van continu verbeteren kunnen zich verschillende struikelblokken voordoen. Wij hebben de 10 van de grootste uitdagingen waar organisaties mee worstelen voor je op een rij gezet:
- Weerstand tegen verandering. Mensen kunnen weerstand hebben tegen verandering en nieuwe manieren van werken. Dat geldt ook voor continu verbeteren en datagedreven werken. Het overwinnen van deze weerstand en het krijgen van betrokkenheid is essentieel.
- Cultuur en mindset. Een organisatiecultuur die niet gericht is op leren, verbetering en open communicatie kan het succes van continu verbeteren behoorlijk frustreren.
- Gebrekkig leiderschap: Het ontbreken van betrokkenheid en leiderschap in de top en op andere leidinggevende niveaus van de organisatie kan een belemmering vormen voor het succesvol invoeren van continu verbeteren.
- Geen duidelijke doelen en metingen. Het ontbreken van duidelijke doelen en prestatie-indicatoren maakt het moeilijk om de voortgang en het succes van continu verbeteren te meten en te volgen.
- Onvoldoende betrokkenheid van medewerkers. Het is cruciaal om je medewerkers actief te betrekken bij het identificeren van het complete verbeterpotentieel en het implementeren van veranderingen.
- Gebrek aan middelen. Onvoldoende toewijzing van middelen, zoals tijd, budget en technologie, kan het implementatieproces van continu verbeteren vertragen of belemmeren.
- Onvoldoende training en vaardigheden. Het gebrek aan training en ontwikkeling van medewerkers op het gebied van verbetermethodieken, kwaliteitsmanagement en data-analyse kan een struikelblok vormen bij het succesvol invoeren van continu verbeteren.
- Miscommunicatie. Gebrekkige communicatie over de doelen, voortgang en resultaten van continu verbeteren kan leiden tot ruis, misverstanden en gebrek aan betrokkenheid, waardoor mensen tussentijds afhaken.
- Tijdsdruk en verkeerde prioriteiten. Andere urgente taken en prioriteiten (de waan van de dag) kunnen ervoor zorgen dat continu verbeteren wordt uitgesteld of niet de nodige aandacht krijgt die het verdient.
- Geen continu verbeterproces. Het ontbreken van een gestructureerd veranderproces kan de implementatie van continu verbeteren compliceren. Het is belangrijk om een beproefde methodiek te volgen en regelmatig verbetercycli aan de hand van meerdere PDCA’s te doorlopen.
Door je bewust te zijn van deze struikelblokken en ze op voorhand te vermijden, kan je ervoor zorgen dat het continu verbeteren van processen binnen jouw organisaties wél succesvol verloopt. Succes!
De opleiding Kwaliteitsmanagement & PDCA 
Na het volgen van deze 3-daagse opleiding zie je de samenhang tussen strategie, continu verbeteren en het optimaliseren van processen haarscherp. Je weet hoe je verbeterdoelen, processen en prestaties meetbaar maakt. Je bent in staat om de theorie rondom continu verbeteren te vertalen vertalen naar praktische verbeterinitiatieven voor jouw organisatie. En tijdens de groepsdiscussies heb je waardevolle ervaringen en tips uitgewisseld over continu verbeteren.
5 handige tips voor continu verbeteren
Continu verbeteren op basis van PDCA en lean management hebben veel raakvlakken. Beide concepten zijn gebaseerd op het opsporen en elimineren van verspillingen. Maar hoe doe je dat?
- Ga op zoek naar symptomen van slecht functionerende processen zoals lange doorlooptijden, veel extra of onnodige controles, veel dubbel werk zoals data overtypen, veel herbewerkingen (rework), hoge werkvoorraden, buffers en veel uitzonderingen in het proces.
- Beoordeel vervolgens alle bevindingen vanuit het perspectief van de klant. Wat waarde toevoegt voor de klant, handhaaf je in het proces (of voeg je toe) en wat geen waarde toevoegt, haal je in principe weg (of neem je niet op).
- Ga gericht op zoek naar de acht verspillingen in een proces: overproductie, overbewerking, wachten, transport, voorraden, verplaatsingen, defecten en slecht benutten van talent.
- Start voor elke verspilling een nieuwe PDCA-cirkel en maak een plan om de verspilling tegen te gaan en voer dat consciëntieus en consistent uit.
- Staar je niet louter blind op de modellen want die zijn voor 90% gebaseerd op hoop en theorie of beter “een hoop theorie”. Wat werkelijk telt is de dagelijkse praktijk en de belevingswereld van jouw medewerkers en klanten.
Kijk bij dit alles extra kritisch naar de verspilling door “lousy leadership”. Leiders die niet consequent sturen op continu verbeteren horen niet thuis in een intelligente, datagedreven organisatie.
Een geheugensteuntjes bij continu verbeteren
Vraag jezelf af: hoe goed doen jouw team en organisatie het eigenlijk? Bewustwording is waar het continu verbeteren van processen om draait. Continu verbeteren is een mindset die steeds gevoed moet worden door een bewustwordingsproces.
Houd daarom de volgende vier basisregels altijd in het achterhoofd:
- Het werk is geen opeenstapeling van taken en activiteiten, maar vormt een proces.
- Werk is iets wat mensen ontvangen maar na “bewerking” ook weer doorgeven aan anderen in een keten.
- Door het proces meetbaar te maken met harde data, ontstaan waardevolle inzichten in het hart van het proces.
- Goede gesprekken moeten gaan over die inzichten en de vraag: “waar kunnen we het beter doen?”
Zijn jouw medewerkers zich hiervan bewust? Dan ga je merken dat continu verbeteren makkelijker landt. En dat in jouw organisatie iedereen bezig is om de gemeenschappelijke en individuele doelen te realiseren. Dat vraagt natuurlijk om een cultuurverandering.
Wij zijn benieuwd naar jouw verhaal
Hoe kan ik continu verbeteren op een gecontroleerde manier die snel en effectief is? En hoe vind ik de juiste balans tussen de zachte en harde kant bij continu verbeteren? Hoe krijg ik mijn mensen in beweging? Spelen dergelijke vraagstukken ook bij jouw bedrijf? Wij zijn nieuwsgierig naar jouw verhaal. Neem contact op met een van onze verbeterconsultants.
Over Passionned Group
Passionned Group is de datagedreven verbeterspecialist. Onze bevlogen en ervaren adviseurs en facilitators helpen kleinere en grotere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie waar continu verbeteren in het DNA zit. 
