Volwassenheidsniveaus en BI succes lopen gelijk op
In de afbeelding hieronder presenteren we de 4 volwassenheidsniveaus van Business Intelligence en de relatie die elk niveau heeft met (groot) BI-succes. Aan de rechterkant staat per niveau het streven van BI. Het is van cruciaal belang om je te realiseren dat niet alleen meer investeren in BI loont, maar dat het hier ook om de intentie gaat. Welke rol wil je BI in jouw organisatie toekennen: BI als kijkdoos (laagste niveau) of BI als continu verbeter- en innovatieplatform (hogere niveaus).
Figuur 1: De 4 volwassenheidsniveaus van Business Intelligence en de relatie die elk niveau heeft met BI-succes. Een volwassenheidsniveau wordt ook wel ambitieniveau genoemd.
- Niveau 1 (begrijpen): laat zien wat de huidige gang van zaken is in een organisatie, bijvoorbeeld door de omzet en de klachten nauwgezet te monitoren. Hierdoor krijg je meer inzicht in de bedrijfsvoering en de verbanden tussen de diverse processen.
- Niveau 2 (coördineren): Hierdoor kan je organisatie en processen beter coördineren en op elkaar afstemmen. Hierdoor kun je wellicht taken beter of tegen minder kosten (gaan) uitvoeren.
- Niveau 3 (verbeteren): Dat kan vervolgens aanleiding zijn om de bedrijfsprocessen anders vorm te geven en in te richten. Hierdoor kan je het complete systeem optimaliseren.
- Niveau 4 (innoveren): Wanneer het systeem een optimale situatie bereikt, kan jouw organisatie haar producten- en dienstenpakket gemakkelijker gaan uitbreiden.
De intelligentie, datagedreven organisatie zal vervolgens weer proberen te begrijpen hoe de processen voor de nieuwe ontwikkelde producten of diensten lopen. Ze begint in zekere zin weer van onderaf aan maar dan met een veel kleinere scope.
Definitie van (groot) BI succes
In voorgaande tekst spraken we al een aantal keren van (groot) BI succes. Het is van belang om dat precies te definiëren. BI succes hebben we in ons onderzoek gedefinieerd als:
BI draagt aantoonbaar bij aan betere winstmarges, lagere werkvoorraden, snellere doorlooptijden, meer tevreden klanten en laat innovatie makkelijker slagen.
Op tenminste 3 van deze resultaatgebieden moest de organisatie aantonen dat Business Intelligence daarbij substantieel een bijdrage aan heeft geleverd. Kon de organisatie minder resultaatgebieden aanwijzen dan was er geen sprake van (groot) BI succes. Dit betekent overigens niet dat je niet op kleinere schaal succes met BI kunt bereiken.
Een meer integrale manier van Business Intelligence
Een hoger ambitieniveau vraagt om een meer doordachte en integrale manier van Business Intelligence. Immers, ambitieniveau twee vereist reeds integratie van data uit verschillende bronnen. Je gaat de verschillende taken of processen nu beter op elkaar afstemmen. Je hebt ook dikwijls data van aanpalende processen nodig om een taak beter uit te voeren.
De volgende ambitieniveaus, ‘verbeteren’ en ‘innoveren’, verplichten tot het samenvloeien van interne data, externe data, open data en Big Data. Denk hierbij bijvoorbeeld aan data van leveranciers, informatie over de markt, de concurrentie of technologische ontwikkelingen, machine data, foto’s, geluidsfragmenten en sensordata. Door al deze data in samenhang te analyseren kom je tot patronen, verbanden en inzichten waarmee je het totale ‘systeem’ in zijn geheel kan optimaliseren. En zo kan innovatie succesvoller zijn en kan je bedrijf zich beter uitlijnen en positioneren ten opzichte van haar omgeving. Zelfs een totaal ander business model ligt in het verschiet.
Business Intelligence succes en ambitie
Hoe belangrijk is het ambitieniveau van Business Intelligence voor het succes ervan? Uit onderzoek onder 389 organisaties blijkt dat de verschillen tussen bedrijven die met Business Intelligence hun (financiële) prestaties sterk verbeterden (groep A) en bedrijven die weinig of geen prestatieverbetering met Business Intelligence behaalden (groep B) sterk oplopen, naarmate het ambitieniveau hoger wordt. Het verschil tussen groep A en B is voor het niveau ‘begrijpen’ slechts 2%, op het niveau ‘verbeteren’ 25% en op het niveau ‘innoveren’ is het verschil opgelopen tot ruim 50%. Hoe hoger het verschil hoe steviger de correlatie tussen betere prestaties, Business Intelligence succes en het volwassenheidsniveau is.
Het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie' 
Wil je succesvol zijn met BI en groeien in volwassenheid? Dan is dit complete Business Intelligence-boek zeker een aanrader. In deze bestseller van Daan van Beek MSc komt het totale spectrum van het intelligenter en datagedreven maken van alle soorten organisaties aan bod. Het reikt je een 10-stappenplan aan om datagedreven organisatieverbetering en procesoptimalisatie structureel op te pakken en door te voeren.
Wil je falen met BI? Mik alleen op het laagste niveau
Kort gezegd komt het hierop neer dat het weinig zin heeft om Business Intelligence alleen toe te passen om de organisatie beter te begrijpen. De inzet voor de lange termijn zal veel hoger moeten zijn, wil er enig rendement mogelijk zijn. Echter, het is belangrijk om eerst de organisatie en de bedrijfsprocessen goed te begrijpen – door Business Intelligence te richten op de bedrijfsprocessen en ervaren mensen deze informatie te laten gebruiken – en pas dan aan te passen (Hammer, 1995). In de groei in BI-volwassenheidsniveaus zit blijkbaar een groot spanningsveld. Je wilt zo snel mogelijk naar de top van de pyramide maar je kan geen niveau overslaan.
Intenser samenwerken noodzakelijk op hogere volwassenheidsniveaus
Tot slot: hoe hoger het ambitieniveau, hoe beter en intenser de samenwerking moet zijn tussen de disciplines van Business Intelligence, kennismanagement, data management, verandermanagement en strategisch management, om uiteindelijk op het hoogste ambitieniveau vrijwel volledig samen te vallen.
Daan van Beek MSc is spreker, docent en auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'. Hij is eindbaas van Passionned Group en is verbonden als gastdocent aan TIAS. Daarnaast geeft hij regelmatig KPI, data science & BI trainingen in Azië, Zuid-Amerika, Europa en de US. Volg Daan op LinkedIn en neem contact met hem op.
