Datacratisch is democratischer dan democratisch
Datacratisch is daarbij democratischer dan democratisch. Want in een democratie is de invloed van de mens een afgeleide. Je hebt zelf geen directe invloed op beslissingen die in Den Haag worden genomen. Maar door aan iedereen persoonlijke en gemeenschappelijke data terug te koppelen:
- krijg je een veel completer beeld van wat er werkelijk speelt;
- doe je veel rijkere, diepgaandere kennis op over de gang van zaken;
- vergroot je zelf je directe invloed op verbeteracties;
- creëer je de kans om realtime of in snelle iteraties aanpassingen te doen.
Zo ben je in staat om continu leren en verbeteren te combineren met agility en innovatie.
Daarnaast heb ik bewust gekozen voor datacratisch en niet voor datacratie. Dat laatste woord veronderstelt een systeem waar iedereen zich aan zou moeten houden. Datacratisch daarentegen ademt een veel actievere leerhouding. Het geeft een beweging aan en het gedachtegoed kan iedereen zich eigen maken. Het is veel meer een kansrijke aanpak dan een dwingend en voorschrijvend systeem, waar iedereen zich aan te houden heeft.
Datacrunching
Tot slot roept de term datacratisch associaties op met datakritisch en datacrunching. Datakritisch geeft aan hoe kritisch data het komende decennium gaat worden bij de inrichting van bedrijfsprocessen. Data staat aan de basis van nieuwe vormen van feedback en zorgt zo in toenemende mate voor de kritische noot bij toekomstige sturings- en organisatievraagstukken. De associatie met datacrunching is ook terecht. Want de grote opgave is hoe we de veelheid van data steeds weer betekenisvol kunnen terugbrengen tot de essentie, die bovendien van waarde is voor mens en organisatie. Het is mijn passie om mensen hun werkprocessen zelf datacratisch te laten verbeteren. Dus datagedreven én daarbij met de mens en de essentie voorop.
De ratio achter PDCA: wie kan daar nu tegen zijn?
Onderzoek onder bijna 400 organisaties laat zien dat de PDCA-cyclus (uitleg & voorbeeld) cruciaal is om betere bedrijfsresultaten te boeken. Niet alleen zullen hierdoor winstmarges verbeteren en werkvoorraden drastisch verminderen, ook zal de klanttevredenheid erdoor toenemen. Daar zit natuurlijk een wereld achter die we in dit boek gaan verkennen en toelichten. Hoe doe je dat dan?
De PDCA-cyclus, inclusief alle belangrijke details om succes te behalen, is niet voor niets een belangrijke rode draad in dit boek. Hieronder leg ik de PDCA-cyclus eerst in een notendop uit. Daarna ga ik in op het verschil tussen de PDCA als reguliere verbetercirkel en de PDCA als experimenteerruimte. Vervolgens behandel ik een aantal misvattingen rondom de PDCA-cyclus.
De eerste versie van wat later de PDCA-cyclus is gaan heten, is afkomstig van Walter Shewhart, een pionier die in de jaren dertig werkzaam was voor de Bell Telephone laboratoria. In de jaren vijftig ontwikkelt William Edwards Deming, autoriteit op het gebied van kwaliteit (wat is het), dit concept door tot de PDCA-cyclus.
Het PDCA-handboek 'Datacratisch werken' 
Dit complete PDCA-boek dekt alle facetten van datacratisch werken. Dit is een splinternieuwe, veelbelovende manier van werken waar data de dienst uitmaakt en niet de directie. Wanneer de directeur zegt we gaan rechtsaf en de data zegt we gaan linksaf, dan gaan we linksaf. De auteur gaat uitgebreid in op de basisprincipes van continu verbeteren, leerprocessen in organisaties en de datagedreven PDCA-cirkel.
De PDCA-cyclus in een notendop
De PDCA is een afkorting van de volgende vier fasen:
Plan
In de Plan-fase stellen leidinggevenden en professionals een plan op waarin ze opnemen welke resultaten ze willen bereiken (“soll”) en hoe ze dat willen doen. Daarbij houden ze rekening met eventuele kaders die als randvoorwaarde aan het werkproces zijn opgelegd. Plannen en doelstellingen worden SMART gemaakt met KPI’s en normen. Bij plannenmakerij hoort nadrukkelijk ook het inspireren van je mensen.
Do
In de Do-fase vindt de uitvoering plaats, inclusief de registratie van de gebeurtenissen (input, bewerking en output). Via interactieve managementdashboards en data-analyse monitoren professionals de uitvoering. Fouten mogen worden gemaakt, maar ze worden bij de bron aangepakt. Er is ruimte om te experimenteren. In de uitvoering moet je je mensen zien te mobiliseren.
Check
In de Check-fase vergelijken leidinggevenden en professionals hun werkelijk behaalde resultaten met de geplande resultaten. Ze vergelijken de realiteit met de norm en het plan. In hoeverre is de uitvoering nog in lijn met de plannen en doelstellingen? Afwijkingen zien ze als een kans om te leren. Ze evalueren de verschillen (de “gap”) en achterhalen de oorzaken ervan. In deze fase moet je je mensen ook waarderen voor wat ze gedaan hebben.
Act
In de Act-fase vindt aanpassing en bijsturing plaats. Denk aan interventies en maatregelen om het oorspronkelijk geplande resultaat alsnog te behalen. Managers stellen normen en KPI’s bij, maar leggen de lat wel steeds hoger door bijvoorbeeld ook na te denken over algoritmes. Medewerkers ontwikkelen een mentaliteit van elke dag een beetje beter. In deze fase ga je niet alleen met elkaar reflecteren op de inhoud, maar ook op het verloop van de totale PDCA.
Het inspireren, mobiliseren, waarderen en reflecteren (IMWR) is onlosmakelijk verbonden met de vier stappen uit de PDCA-cirkels.
Daan van Beek MSc is spreker, docent en auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'. Hij is eindbaas van Passionned Group en is verbonden als gastdocent aan TIAS. Daarnaast geeft hij regelmatig KPI, data science & BI trainingen in Azië, Zuid-Amerika, Europa en de US. Volg Daan op LinkedIn en neem contact met hem op.
