De mogelijkheden van gaming voor performance management

Definities van serious gaming

We zien twee concepten binnen de gamewereld die interessant zouden kunnen zijn voor Performance Management: ‘Serious Gaming’ en ‘Gamification‘.

• De term Serious Gaming wordt gebruikt als spellen worden ingezet buiten de traditioneel voor entertainment bedoelde spelomgevingen. Voorbeelden hiervan zijn managementgames, simulatiegames en bordspellen die gebruikt worden in een zakelijke context. We stappen dus tijdelijk uit de werkomgeving om bewustwording en of leerdoelen op een veilige manier te kunnen ondergaan.
• Met Gamification blijven we juist wel in onze werkomgeving en voegen we spelelementen toe aan deze omgeving. Deze beïnvloeden het gedrag van mensen op dezelfde wijze die hen motiveert spellen te ‘blijven’ spelen. Denk hierbij aan beloning en competitie, zingeving en meesterschap, technologie en communicatie.

Binnen performance management kunnen we beide concepten goed gebruiken tijdens verschillende fasen van een performance management-traject. Een situatie van verandering die ondersteund wordt door elementen uit de plan do check act-cyclus.

Herkenbare fase in het performance management proces

In het eerste decennium van deze eeuw beschreven Kaplan en Norton in hun populaire managementboeken duidelijk herkenbare fasen over verandering in organisaties. Zij stellen dat strategie een equivalent is van verandering: strategie = verandering. Zij ontwerpen performance management volgens de wetten van het systeemdenken. Een manier van denken, je raadt het al, die ook heel belangrijk is binnen gaming.

Ik zal hieronder kort beschrijven hoe je gaming zou kunnen inzetten in de verschillende fasen die door Kaplan & Norton genoemd worden. Uiteraard zien we hier ook weer veel aspecten terug van de PDCA-cyclus.

1. De strategie vertalen naar operationele termen

In deze fase wordt veel aandacht besteed aan de vraag hoe je de strategische keuzes vertaalt naar een keten van oorzaak- en gevolgrelaties, de zogenaamde ‘strategiekaart’. Een serious managementgame kan worden ingezet om de manier waarop de strategiekaart wordt samengesteld met elkaar te delen en te ervaren. Consensus over de aanpak kan leiden tot versnelling in de communicatie over de te nemen stappen en legt eigenaarschap vast in de beginfase van het traject. In de PDCA-cyclus zitten we in de planningsfase: ‘wat gaan we doen op korte, middellange en lange termijn en hoe kunnen we onze normen dusdanig neerzetten zodat we de overall ambitie dichterbij zien komen’. Het accent ligt op bewustwording en betrokkenheid.

2. De organisatie inrichten op het scheppen van synergie

Door het gebruik van strategiekaarten kunnen we duiden wat de afgeleide opdracht is voor andere organisatieonderdelen. En die kun je doorvertalen naar hun eigen bijdrage, en dat uiteindelijk naar individuele opdrachten. Dat is dan het startpunt van het kunnen realiseren van synergie. Als we begrijpen hoe we connected zijn in een organisatie en hoe de onderlinge afhankelijkheden liggen, de kern van management, kunnen we starten met verbetering. In een serious managementgame kunnen we deze elementen bewust maken en proberen door te vertalen naar de specifieke situatie voor de organisatie.

3. Strategie tot het dagelijks werk van iedereen maken

Om strategie in alle haarvaten van de organisatie en tussen de oren van de medewerkers te krijgen, komen Kaplan & Norton met drie aanbevelingen:

• probeer de strategie zo perfect mogelijk te communiceren
• ontwikkel in het verlengde van de strategie de individuele doelen en teamdoelstellingen
• koppel een beloning aan de scores op de geformuleerde doelstellingen

Deze eerste elementen worden bewust gemaakt door het serious karakter van een managementgame, terwijl het belonen en dus ook het gewenste gedrag ondersteund kunnen worden door gamification in te zetten. We kunnen hierbij denken aan “beloningen” (niet alleen geldelijke), en het vergroten van de zingeving van het werk, gecombineerd met het kunnen bereiken van een bepaalde mate van meesterschap binnen het werk.

4. Van strategie een doorlopend proces maken

Een spel is uitermate geschikt om een repeterend karakter van een proces in een versneld tempo te laten ervaren. Het spel spelen weerspiegelt hoe het is om gedurende een langere periode op een manier te werken die de strategische keuzes moeten blijven volgen. Binnen het spel moet een PDCA-cyclus meerdere malen worden doorlopen: van het nemen van nieuwe initiatieven met bijbehorende budgetten en het ervaren van de (afwijkende) resultaten, tot het weer kunnen bijsturen hierop. Gamification kan in de ‘do’- en de ‘act’-fases een prima stimulerende rol vervullen. Performance Management heeft van origine al veel gamification-kenmerken in de ‘check’-fase door het gebruik van allerlei iconen en grafische ondersteuning.

5. Mobiliseren tot verandering uitgaande van de leiding

De topmanager van een organisatie moet de noodzaak voor verandering creëren. Serious gaming kan zich richten op organisaties die het verschil willen maken. Eén duidelijke koerswijziging kan worden geoefend: ‘wat betekent dat’, ’tegen welke uitdagingen lopen we op’, en ‘hebben we het lef om onze kop boven het maaiveld uit te steken?’

Voorbeelden van keuzeprocessen

• Wat betekent het voor een bestuurder van een ziekenhuis om gerichte keuzes te maken in het aanbieden van zorg?
• Wat betekent het voor managers om besluiten te nemen waarvan de resultaten lang op zich laten wachten?
• Wat kunnen we leren van archetypische herkenbare bewegingen en gedragingen in onze organisaties? En hoe kunnen we deze voor eigen gebruik simuleren?
• Hoe kunnen we gewenst gedrag op een leuke en duurzame manier stimuleren?
• Hoe krijgen we het voor elkaar dat de kleinste radertjes binnen de organisatie weten welke bijdrage zij kunnen leveren en aandragen om de grote uitdagingen van de organisatie dichterbij te brengen? En hoe stimuleren wij dit proces en hoe krijg je medewerkers in beweging?

Bewustwording en betrokkenheid

Hoewel we hier niet heel uitgebreid kunnen ingaan op alle aspecten van gaming en de winst die we daarmee kunnen behalen in het kader van een performance management-traject, zien we dat serious gaming de bewustwording en betrokkenheid sterk kan vergroten in de verschillende fasen die al benoemd werden door Kaplan & Norton. Gamification, dat gewenst gedrag kan stimuleren, kan zich vooral goed manifesteren wanneer medewerkers volop deelnemen aan het veranderingsproces in de organisatie.

Conclusie

Wanneer je de juiste stimuli, geleerd uit de gamewereld inzet, kan je het gewenste gedrag van medewerkers bevorderen. Zo kun je de uiteindelijke doelen van de organisatie dichterbij halen. Een ander belangrijk en niet te onderschatten element bij het succes van de inzet van gaming voor organisaties, is dat veel organisaties inmiddels de beschikking hebben over automatisering en samenwerkingsplatforms waarop gaming prima kan gedijen.

Mark de Kort is Associated Partner bij Passionned Group en geeft de cursus Power BI