Wat is managementinformatie?
Om duidelijk te maken wat nu precies managementinformatie is (de betekenis) geven we hier een definitie. Die definitie laat ook het achterliggende doel van managementinformatie zien.
Informatie die inzicht geeft in de ontwikkeling en prestaties van processen, mensen, middelen, kapitaal en kennis om de organisatie te beheersen, bij te sturen en te ontwikkelen.
Deze definitie is afkomstig uit het boek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’ van Daan van Beek.
Excel is een handige maar niet de slimste oplossing
Het is ook bekend dat het erg arbeidsintensief is om uit allerlei databronnen de juiste inzichten tevoorschijn te toveren. En je weet dat Excel daarvoor niet de slimste oplossing is. Want spreadsheets zijn erg foutgevoelig. In 95% van de spreadsheets zitten een of meer fouten. Bij het samenstellen van managementinformatie zie je de volgende vragen steeds terugkomen:
- Hoe kom je nu tot een set veelzeggende indicatoren en echt relevante inzichten?
- Hoe kom je van Excel af en welke betaalbare alternatieven zijn er beschikbaar?
- Hoe ga je de informatie consequent gebruiken voor analyse, actie en procesverbetering?
- Hoe ga je de cijfers borgen in de planning- en controlcyclus? En, hoe regel je feedback in?
- Hoe automatiseer je het produceren van managementinformatie op een slimme manier?
Spelen een of meerdere van deze vragen ook bij jouw organisatie? Dan kunnen onze specialisten je snel op weg helpen.
De SMART KPI Gids 2024
Met deze tool (PDF) bepaal je direct na het downloaden de voor jouw organisatie belangrijkste KPI’s en managementinformatie. De SMART KPI Gids helpt je bij het samenstellen van cruciale managementinformatie voor jouw bedrijf en het scherp en meetbaar krijgen van je doelen. Klik in onderstaande afbeelding op een van de onderdelen voor meer informatie.
Figuur 1: ons beproefde model waarmee organisaties slimmer kunnen werken op basis van krachtige informatieproducten zoals de SMART KPI Gids.
De SMART KPI Gids is geen theoretisch model, maar een praktische handleiding waarmee je direct aan de slag kunt. Aan de hand van zes logische stappen leer je hoe je zo effectief en efficiënt mogelijk kunt werken met KPI’s. Het gaat om stappen die in afzonderlijke hoofdstukken worden uitgediept. Zonder omwegen en to-the-point ontwerp je zo voor jouw organisatie een managementdashboard.
Waarom managementinformatie maken complex is:
- Een traject mondt vaak uit in een arsenaal aan rapportages en veel te veel indicatoren
- Onzuivere definities waardoor beslissers zich verliezen in eindeloze discussies
- De managementinformatie moet je koppelen aan je strategische doelstellingen
- De datakwaliteit laat te wensen over waardoor beslissers de informatie niet vertrouwen
- Beslissingen blijven uit omdat diepgaande analyse op de managementinformatie ontbreekt
Dit heeft als gevolg dat er geen goede (zelf)sturing kan plaatsvinden en je marges snel kunnen verwateren. Zonder business intelligence fundament blijven deze problemen in de organisatie opduiken. En helaas vaak op de meest ongewenste momenten.
Herken je deze uitdagingen? Dan is het tijd om kennis te maken met onze integrale aanpak voor het maken én effectief gebruiken van managementinformatie.
Wat zeggen onze klanten?
Het ziet er mooi uit en ik ben tevreden met het resultaat dat de Passionned Group heeft neergezet. Het is allemaal snel en soepel verlopen
Jan Maarten van der Meulen
PwC
Integrale aanpak: in 10 stappen succesvol implementeren
Onze aanpak kenmerkt zich door een combinatie van expertkennis, interactie en snelle resultaten. Onze ervaren experts gaan grondig en pragmatisch te werk en zorgen voor managementinformatie van hoge kwaliteit.
Managementinformatie alleen voor managers?
Je hoort sommige mensen nog steeds zeggen dat managementinformatie alleen voor managers bedoeld is. In onze visie is dat flauwekul. Managementinformatie moet je juist delen met zoveel mogelijk mensen: medewerkers, klanten en leveranciers. Dat geeft zeggingskracht en legt een enorm verbeterpotentieel bloot. Samen bereik je veel meer bij het optimaliseren van bepaalde (deel)processen en thema’s. En dan wil je dat iedereen ook toegang krijgt tot goede managementinformatie. Die transparantie ga je natuurlijk niet plotseling realiseren. Je teams maar vooral het management zal er uiteraard eerst aan moeten wennen. Geef ze ook die tijd, zeker wanneer hun dashboard (nog steeds) rood kleurt.
Verdiepingskader managementinformatie & tools
Hier vind je enkele artikelen waarmee je de informatehuishouding van jouw organisatie kan verbeteren.
- Hoe bepaal je de echt onvervalste KPI’s voor jouw organisatie?
- Whitepaper: Stop met rapporteren, verstrek inzichten.
- De 5 grootste blunders met KPI’s.
Tools voor het definiëren en genereren van managementinformatie zijn er in allerlei soorten en maten. Wij deden er uitgebreid onderzoek naar.
Hét boek over MI: ‘De intelligente, datagedreven organisatie’
In ons complete managementinformatie boek (compleet herziene druk) komt het hele spectrum van managementinformatie aan bod. Met als doel: beter management, processen optimaliseren en de organisatie substantieel intelligenter maken. Een beproefd model waar wij al vijftien jaar succesvol mee werken en dat wij elke keer verfijnen en uitbreiden.
Wat levert goede informatie je bedrijf op:
✓ Hogere kwaliteit van dienstverlening en meer succesvolle (zelf)sturing
✓ Eenduidige definities leiden tot meer dialoog over de cijfers zelf
✓ Een stevig fundament om sneller de juiste beslissingen te nemen
✓ Een handig instrument om verbeteracties continu te volgen en bij te sturen
✓ Een organisatie die steeds intelligenter en wendbaarder wordt
En niet te vergeten: geen misbruik meer van Excel. Je bent verlost van de vele spreadsheets.
Perspectief planning & control & PDCA
Goede managementinformatie zorgt ervoor dat afdelingen en teams veel beter kunnen samenwerken. Maar ook de verschillende niveaus in je organisatie gaan meer samen doen. Zo krijg je meer grip en een betere beheersing van je processen. En zo kan jouw organisatie meer rendement gaan behalen.
Samen sneller scoren met dezelfde besturingstaal
Medewerkers en managers die dezelfde besturingstaal spreken kunnen samen sneller scoren. Ze gaan van hoog tot laag sturen op indicatoren met gelijke definitie. Je organisatie kan zo meer in control komen, terwijl er tegelijkertijd meer ruimte ontstaat voor creativiteit.
7 tips voor betere managementinformatie
De kwaliteit van je managementinformatie kun je met de volgende tips substantieel verbeteren. Uit onderzoek onder ruim 400 organisaties blijkt dat de volgende factoren van essentieel belang zijn om het gebruik van managementinformatie te stimuleren. In volgorde van belangrijkheid:
- Stem de KPI dashboards en rapportages nauwkeurig af op de doelgroepen en rollen in jouw organisatie. Dit blijkt van doorslaggevend belang voor het succes van een managementinformatiesysteem. Voor meer informatie surf je naar het business intelligence framework.
- Voorkom een arsenaal aan rapportages waardoor gebruikers door de bomen het bos niet meer zien. Biedt het juiste aantal rapportages aan: niet teveel, niet te weinig. Zie ook het artikel ‘Stop met rapporteren, verstrek inzichten’.
- Ga verstandig om met kleurgebruik, maak goed leesbare, eenvoudige grafieken en andere meer geavanceerde datavisualisaties. Houd er rekening mee dat ongeveer 8% van de mannen met enige vorm van kleurenblindheid te kampen heeft.
- Voorzie de managementinformatie van een standaard layout. Dit vereenvoudigt het gebruik van de aangeboden informatie. Het zorgt daarnaast dat je rapporten en dashboards makkelijker onderhoudbaar zijn.
- Zorg voor interactieve analyse-mogelijkheden in de rapporten en dashboards. Maak dat je gebruikers direct op de details kunnen inzoomen en de informatie vanuit meerdere invalshoeken kunnen analyseren. Zodat ze eenvoudig de onderste steen naar boven kunnen halen (Data Discovery).
- Geef goede uitleg over de managementinformatie in de vorm van een legenda en definitiehandboek. Zo voorkom je dat er meerdere versies van de waarheid kunnen ontstaan. En je voorkomt zo ook dat gebruikers conclusies trekken die niet kloppen of niet in lijn zijn met andere conclusies.
- Zorg voor een gedegen informatie-analyse zodat de managementinformatie perfect kan aansluiten op de behoefte en de rollen die de gebruiker vervult in het proces.
Tot slot: gebruik altijd een verbetercyclus
Het is noodzakelijk voor succes om managementinformatie in te bedden in een verbetermethode zoals de Plan Do Check Act-cyclus (PDCA) van dr. Deming. Dat biedt grote kansen voor beheersing én continue prestatieverbetering.
Wil jij ook meters maken met managementinformatie?
Neem hier contact met ons op voor een afspraak met onze adviseurs over de mogelijkheden van managementinformatie voor jouw organisatie. Wij hebben jarenlange ervaring met het opbouwen van goede managementinformatie (MI) in tal van sectoren.
Over Passionned Group
Passionned Group is specialist in het ontwerpen en implementeren van managementinformatie. Onze ervaren consultants en projectmanagers helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. 
