Geef mensen data en je geeft ze de regie terug

Snel een verbeterstructuur bedenken in Excel

Het valt mij op dat zelfs organisaties die zeggen te willen leren, weinig of niet gebruikmaken van data. En als ze wél data gebruiken, ontbreekt vaak een reguliere en systematische structuur om het leerproces structureel te doorlopen. Neem de driejaarlijkse certificering van een niet nader te noemen psychiatrische instelling. Het was in die instelling een doel op zich geworden om het HKZ-certificaat weer te behalen.

Aangezien de PDCA-cyclus daar een essentieel onderdeel van is, riep een aantal prominenten om het hardst dat de principes van PDCA moesten worden nageleefd. In Excel bedachten ze snel een verbeterstructuur met KPI’s. Na deze eenmalige exercitie gingen ze na het behalen van het certificaat vrolijk gewoon weer over tot de orde van de dag. Met nota bene papieren dossiers die als basis dienen voor het dagelijkse werk. Onbestaanbaar eigenlijk, op dit punt van de 21e eeuw, waar iedereen het heeft over de digitalisering.

Heel veel data verzamelen en er niks mee doen

Nog een observatie. Ik zie organisaties grote hoeveelheden data verzamelen zonder dat ze er iets mee doen. Er worden voor miljoenen euro’s complete datawarehouses uit de grond gestampt of datalakes aangelegd, zonder dat managers echt een goed beeld hebben van wat het moet gaan opleveren. Laat staan dat ze zien welke toegevoegde waarde die data heeft in het primaire proces. Dat gaat soms zelfs zo ver dat organisaties per se een datawarehouse of datalake willen, “maar er hoeft geen data in te zitten”. Dat is hetzelfde als bol.com zonder digitaal winkelwagentje of een supermarkt met lege schappen.

In organisaties waar vervolgens wel data analytics of datamining plaatsvindt, blijven de kennis en informatie veelal hangen bij de afdeling IT of hebben slechts directielagen of budgethouders hier toegang toe. Terwijl het er juist om gaat de omslag te maken naar leren en verbeteren op de werkplekken zelf, op basis van die data. In al die gevallen geldt dat het rendement op zulke investeringen waarschijnlijk nihil is. Ondertussen dalen de werkbeleving en werkgeluk met sprongen tegelijk. Dit kan en moet anders.

Datagedreven verbetercirkels

De aanleiding van mijn laatste boek ‘Datacratisch werken’ is om te laten zien hoe je via datagedreven verbetercirkels de dienstverlening, innovatie en de strategie van een organisatie op een steeds hoger plan kunt brengen. Of het nu gaat om een gemeente of een ziekenhuis, een bank, een commercieel bedrijf of een zorginstelling: managers leggen momenteel veel te weinig een verbinding tussen de beschikbare data en het continu verbeteren van bedrijfsprocessen en innovatie. Dit leidt tot suboptimale resultaten. Maar het kan ook anders zo blijkt uit een zorgverzekeraar die datagedreven werken tot de norm verheft.
Bestel het PDCA-handboek 'Datacratisch werken' Hoe kun je de wereld van data verenigen met die van de mens? Dat lees je in dit boek 'Datacratisch werken', een splinternieuwe, veelbelovende manier van werken. In dit complete verbeterboek komt het hele arsenaal van data analytics aan bod. De auteur Daan van Beek MSc gaat uitgebreid in op de basisprincipes van PDCA, datagedreven werken, continu verbeteren en hoe je datagestuurde leercycli kan implementeren in organisaties.bekijk het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

Breng de twee werelden bij elkaar

Dit boek heeft als doel om deze twee werelden – de wereld van data en de wereld van continu verbeteren – met elkaar te vervlechten. In dit boek verrijk ik de kennis die er is over het inrichten van verbetercirkels (PDCA) met inzichten uit het domein van datagedreven werken en business analytics. Juist op dit kruispunt gebeuren in sommige organisaties al de prachtigste dingen én tegelijkertijd zien we dat andere organisaties grote kansen laten liggen. Dit beeld zien we bevestigd in diverse onderzoeken.

Zo bleek uit het landelijk onderzoek onder 389 organisaties dat data analytics zonder inbedding in een continue verbeteromgeving gedoemd is te mislukken. Ook andersom blijkt dat het gebruik van PDCA zonder daaraan de juiste data en onvervalste KPI’s te koppelen, al snel een wassen neus is. Door deze werelden te vervlechten, ontstaan er kansrijke, intelligentere organisaties en samenwerkingsverbanden die sneller, beter en klantvriendelijker kunnen handelen. En dat tegen een fractie van de eerder gemaakte kosten. Daarmee leg je ook de basis voor een organisatie die uiteindelijk disruptief kan worden in jouw sector.

Zie ook:

• International Bike Group wint Dutch BI & Data Science Award
• Eén algoritme maakt zomaar 100 rapportages overbodig

Continu verbeteren met data

In het boek ga ik in op de vraag hoe je een continu verbeterproces op gang kunt brengen en vooral kunt versnellen door slim gebruik te maken van data. Afgeleide vragen zijn: hoe kom ik tot een goed en steeds beter plan? Hoe verzamel en analyseer ik dan slim data zonder deze over te moeten kloppen? Hoe voorkom ik dat er een volgende bureaucratische laag over de werkprocessen heen wordt geplaatst? Hoe kom ik meer en meer in control over deze verbeteringen. En hoe vergroot ik juist het aanpassingsvermogen van mijn organisatie? Na het lezen van het boek weet de lezer wat hij moet doen om te komen tot een situatie waarin hij verbeteringen wekelijks, dagelijks en zelfs per uur weet door te voeren. Kortom: hij weet hoe hij een continu verbeterproces in kan richten waarin hij slim gebruikmaakt van data.

Lees het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie' Zelfsturende teams kunnen met de juiste data in handen zelf hun koers bepalen. Maar hoe richt je de organisatie in om mensen deze autonomie te geven en welke rol speelt data analytics, AI en datawarehousing daarbij? Dit is één van de vele aspecten van intelligente, datagedreven organisaties die aan bod komt in het best-selling managementboek 'De intelligente, datagedreven organisatie'.bekijk het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

Geef mensen de regie terug

Door het continu verbeterproces te combineren met het slim gebruik van data en KPI | betekenis en afkorting, wordt het bovendien mogelijk om mensen zelf weer de regie te geven over hun werk. Mijn nieuwe boek is daarmee ook een warm pleidooi voor de revival van de vakman en vakvrouw en kan je beschouwen als een kritische noot naar veel van de traditionele managers en politici. Let the data do the talking. De macht gaat terug naar het ambacht. Mensen kunnen niet meer dom worden gehouden door het management en het management kan zich niet meer van de domme houden.

Demonstreren met data

‘You give people the data, you empower the people’, aldus Ma Jun, directeur van het Insitute of Public and Environmental Affairs in de documentaire ‘Before the flood’ van Leonardo DiCaprio. Deze Chinese milieuactivist zei dit naar aanleiding van de 9.000 fabrieken die steeds maar weer de normen voor CO₂-uitstoot overschrijden. Ma Jun bokste het voor elkaar dat elke fabriek elk uur voortaan de uitstootgegevens van onder andere CO₂ digitaal vrij moet geven. Chinese burgers kunnen daar nu op hun smartphone continu monitoren welke fabrieken in de fout gaan en daar gaan demonstreren en actievoeren. Ook buitenstaanders, of misschien beter stakeholders, kunnen de organisatie dus sturen met data.