De gemeente Zoetermeer
De gemeente Zoetermeer heeft de weg ingeslagen om de interne sturing en beheersing transparanter te maken. Zij richtte een interne managementcyclus in, naast de planning & control cyclus. Die laatste richt zich voornamelijk op het bestuur. De businessadviseurs van de afdeling Financiën en Control ondersteunen deze nieuwe managementcyclus. Dit betekent een ontwikkeling op verschillende terreinen:
- Sturing op resultaten en vastgelegde doelen met behulp van rapporten en BI-tools
- Het managementgesprek als basis voor de sturing en beheersing
- Van financial control naar business control; een andere adviesstijl
De nieuwe rol: businessadvies
Mark van Lier is teammanager Advies, Financiën & Control bij gemeente Zoetermeer. Hij licht de nieuwe rol van businessadvies toe: “de businessadviseur ontwikkelt een brede blik en ondersteunt de afdeling bij het behalen van de doelen en resultaten. Dit betekent ook het ontwikkelen van competenties o.a. op het gebied van communicatie en overtuigen. Daarnaast is het belangrijk dat de focus verschuift van de hectiek van de dag naar met rust kijken naar de aandachtspunten voor de toekomst.”
Samenwerking speelt een sleutelrol
Het team Advies, Financiën & Control bestaande uit businessadviseurs, projectadviseurs en informatiespecialisten, was in 2014 vanuit deze verandering zoekende naar haar rol. De samenwerking binnen het team bij de vertaling van resultaatgericht werken en prestatiemanagement naar de organisatie speelt een sleutelrol.
Dit gaat ons helpen en vraagt verdieping.
Ook bij de invoering van de nieuwe managementcyclus en de kanteling naar bedrijfsadvisering is samenwerking essentieel om een volgende stap te maken. Voor de managementcyclus is bij gemeente Zoetermeer gekozen om met de A3-methodiek en het A3-formulier te werken. Dit om de gesprekken in de managementcyclus te ondersteunen. De belangrijkst vragen bij de veranderingen hierboven waren:
- Wat betekent nu precies die A3-methodiek in de managementcyclus?
- Waar komt het vandaan en waarom?
- Hoe werk je hier mee?
- En wat is nu je rol als adviseur?
Beter en leuker
De verbreding van de adviesrol maakt het werk leuker. Je denkt mee op verschillende beleidsterreinen en voelt je medeverantwoordelijk voor beleidsstukken en adviezen. Daarmee ben je meer bezig met de inhoud van het beleid dan alleen de financiën van het beleid. “Samenwerken met de beleidsafdeling maakt de stukken integraler en daarmee ook gewoon beter”, zegt Annette de Croo, coördinator Managementinformatie gemeente Zoetermeer.
Grenzen en toegevoegde waarde
Uiteraard zitten hier ook grenzen aan zegt Mark van Lier. “We moeten het beleidsterrein niet overnemen. Maar als wij toegevoegde waarde willen hebben dan moeten we vanuit een andere blik daar wel iets over kunnen zeggen. Hierbij is het creëren van een vertrouwensrelatie met management en directie van groot belang. Daardoor wordt het makkelijker om te praten over waar men tegenaan loopt en hoe dit opgelost zou kunnen worden”.
Gemeente Zoetermeer & Passionned Group
In september 2014 ontstond contact tussen Passionned Group en de gemeente Zoetermeer. Na een korte inventarisatie en kennismaking werd samen met Leo Kerklaan (PDCA-expert) een 3-daagse interactieve masterclass Performance Management voorbereid. Deze maakten we op maat voor de gemeente Zoetermeer. Met hierbij aandacht voor de achtergronden van Performance Management, de A3-methode, PDCA-verbetercirkels, strategy mapping, KPI-definiëring en tot slot de rol van commitment bij de implementatie.
Resultaten gemeente Zoetermeer
Gemeente Zoetermeer is tevreden met het bereikte resultaat. Hierbij omschrijven zij de volgende bereikte mijlpalen:
- De masterclass zorgde dat de adviseurs bewuster met elkaar sparren en over iets in gesprek raken. Bewustwording over het werken met een instrument (A3-jaarplan) en wat dat betekent. Dat zorgde voor een versnelling als het gaat om de verheldering in de beeldvorming. Meer bewust van je eigen rol en wat er dan van je verwacht wordt.
- De nieuwe eigen rol van de adviseurs en in het bijzonder van de informatiespecialisten ging meer leven.
- De masterclass initieerde een evaluatieronde van het instrument A3-jaarplan om gemeentebreed de kwaliteit te verhogen. We zijn nu met een klein groepje al die A3-jaarplannen naast elkaar aan het leggen. Zinvol maar ook leuk om dit met elkaar te doen.
- De PDCA-cirkel uitleg was heel verhelderend. PDCA betekent voor de gemeente Zoetermeer: beginnen, uitproberen, evalueren/reflecteren en aanpassen.
Deze 3-daagse opleiding Kwaliteitsmanagement & PDCA stoomt je klaar om modern kwaliteitsmanagement in jouw organisatie op te zetten en te implementeren. Je krijgt les van Leo Kerklaan, internationaal expert kwaliteit en auteur van verschillende bestsellers. Modern kwaliteitsmanagement betekent volgens hem: een methodische aanpak, continu verbeteren met PDCA-cirkels, KPI’s, data-analyse, AI-gedreven inspecties en de ontwikkeling van hoogpresterende teams.
De rol van de trainer
Belangrijk tijdens de training was de rol van trainer Leo Kerklaan van Passionned Group. “De kracht van Leo was dat hij inspeelde op vragen en onduidelijkheden in de groep. Daarmee stelde hij de behoefte van de groep boven het programma”.
Essentiële vragen
Hij heeft oog voor de essentiële vragen: Wat houdt deze methodiek nu precies in? Wat is de achtergrond van de methodiek, hoe werk je er mee in de praktijk en wat is je rol? “Gesteund door veel praktijkervaring, goede kennis van de materie, herkenbare voorbeelden en het uitstralen van rust speelde Leo Kerklaan goed op de situatie in.” Belangrijkste winst na afloop was misschien wel dat de deelnemers tegen elkaar zeiden: “dit gaat ons helpen en vraagt verdieping.”
5 tips voor gemeenten
Ook bij andere gemeenten spelen deze ontwikkelingen een belangrijke rol. Hoe kunnen zij leren van de ervaringen van de gemeente Zoetermeer? Annette en Mark geven een aantal concrete adviezen:
- Besteed extra aandacht aan het waarom van nieuwe instrumenten en veranderingen. En leg dit vast in een visueel heldere strategie. Zodra deze duidelijk zijn, ontstaat er nieuwe energie en beweging om er concreet mee aan de slag te gaan.
- Gewoon beginnen! Dit betekent niet overhaast ergens instappen, maar met elkaar een aanpak kiezen en daarmee beginnen en deze verbeteren.
- Liever heel veel kleine stapjes dan iets grootschalig (de kleine PDCA). Houdt het klein en behapbaar.
- Het gaat niet om de techniek of het model, maar vaak om het voeren van de juiste gesprekken. Belangrijk om dit voor ogen te houden bij de start.
- Zorg voor draagvlak bij je directie en betrokken managers. Dit betekent in gesprek gaan en met elkaar bewust zijn van de bedoeling en elkaar tijd gunnen om te leren.
Interesse in de aanpak van Passionned Group?
Wil je eens vrijblijvend met onze adviseurs praten over de hierboven geschetste uitdagingen en gekozen aanpak? Ben je toe aan verbeteren in kleine stapjes met behulp van de PDCA-methode? Of heb je interesse in wat prestatiemanagement voor jouw gemeente kan betekenen? Neem dan hier contact met ons op.
Mr. Leo Kerklaan is associate partner bij de Passionned Group, docent en auteur van 'De cockpit van de organisatie' (5e druk), 'De wendbare organisatie' en 'Business Flight Simulator'.
